La présente politique de confidentialité s’applique au traitement des données à caractère personnel sur notre site Internet et dans le cadre des services fournis par TRAXGO dont le siège social est établi à 8790 Waregem, Deerlijkseweg 144a, BCE n° 0589 624 787, ci-après désignée « nous » ou « notre ». Traxgo agit en tant que Responsable du traitement.
TRAXGO vous garantit le traitement confidentiel de vos données à caractère personnel conformément au Règlement général sur la protection des données, en abrégé « RGPD » ou « GDPR ». La présente politique de confidentialité peut être modifiée ou mise à jour de manière régulière. Nous vous demandons donc de bien vouloir consulter régulièrement la présente politique de confidentialité sur notre site Internet afin de toujours disposer de la version la plus récente.
Les questions concernant la législation applicable et la présente politique de confidentialité peuvent être posées à notre délégué à la protection des données (« DPD ») à l’adresse privacy@traxgo.be.
NOTRE POSITION
Lorsque nous fournissons nos solutions commerciales (« Services ») à nos clients, nous traitons les données à caractère personnel en tant que Sous-traitant pour le compte de nos clients, avec lesquels TRAXGO conclut un contrat de sous-traitance. Nous imposons également les exigences qui en découlent à nos fournisseurs par le biais d’un contrat de sous-traitance.
Nous agissons en tant que Responsable du traitement des données que nous traitons à des fins personnelles, par exemple dans les domaines du marketing, des ressources humaines, des affaires juridiques, des statistiques, de l’administration et de la conformité (voir ci-dessous).
Étant donné que nous traitons des données à caractère personnel à la fois en tant que Sous-traitant et en tant que Responsable du traitement, la présente politique de confidentialité s’adresse à nos clients ou aux visiteurs de notre site Internet ou des canaux de médias sociaux. Lisez ici notre politique spécifique en matière de médias sociaux.
À QUELLES FINS ET SUR QUELLE BASE TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
Nous traitons les données à caractère personnel aux fins de traitement suivantes et sur la base juridique suivante :
Afin de pouvoir fournir les Services, nous traitons les données à caractère personnel en tant que Sous-traitant pour le compte de nos clients. La finalité et la base juridique de ce traitement sont déterminées individuellement par chaque client et non par Traxgo.
En tant que Responsable du traitement, nous traitons les données à caractère personnel aux fins suivantes :
- Maintien d’un niveau de sécurité adéquat (sécurisation). Nous considérons que la sécurité de nos services et, en règle générale, la sécurité de nos informations, est notre obligation légale au titre de l’article 6 (1) (c) du RGPD et notre intérêt légitime au titre de l’article 6 (1) (f) du RGPD. Dans ce cadre, nous contrôlons l’utilisation de nos systèmes en interne afin de détecter les violations de la politique interne, les modifications non autorisées de nos systèmes ou les bots, codes ou comportements malveillants. Cette finalité englobe l’adoption de mesures de sécurité adéquates, leur évaluation et leur révision périodiques.
- Communications de marketing direct et marketing en ligne. Nous considérons que le traitement des données à caractère personnel à des fins de marketing direct est notre intérêt légitime, conformément à l’article 6 (1) (f) du RGPD. Lorsque le règlement ePrivacy ou d’autres prescriptions légales l’exigent, nous nous appuyons sur le consentement de la personne concernée, conformément à l’article 6 (1) (a) du RGPD. Cette finalité porte sur les communications de marketing direct de TRAXGO, par exemple par le biais de nos campagnes de marketing, de nos bulletins d’information, de nos événements, de nos blogs et de nos canaux de médias sociaux, l’interaction en ligne avec les utilisateurs, la maintenance de nos sites Internet et la publication de photos d’équipes ou d’événements lorsque cela est autorisé.
- Exercice ou défense de droits en justice. Comme toute entreprise, nous devons occasionnellement déposer une plainte en justice, demander une compensation ou un règlement et conserver des preuves juridiques, obtenir des conseils juridiques auprès de conseillers externes, veiller au respect de la réglementation, nous faire représenter par un conseiller juridique dans le cadre de procédures judiciaires, pénales, administratives ou autres ou faire rapport aux organismes chargés de l’application de la loi ou autres. C’est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes au titre de l’article 6 (1) (f) du RGPD ou à l’exécution du contrat conformément à l’article 6 (1) (b) du RGPD.
- Fiscalité, facturation et comptabilité. Afin de respecter les dispositions en matière de fiscalité, de facturation et de comptabilité, nous devons traiter un nombre limité de données personnelles. C’est une obligation légale au titre de l’article 6 (1) (c) du RGPD.
- Exécution du contrat. Nous concluons des contrats aussi bien avec des personnes physiques qu’avec d’autres entreprises dans le cadre desquels nous traitons des données à caractère personnel relatives au personnel ou aux contacts dans un contexte B2B pour la conclusion, l’exécution et la gestion du contrat (base légale = exécution du contrat art. 6 (1) (b) du RGPD. Cette finalité englobe également toute négociation précontractuelle ou tout traitement de données via un formulaire de contact sur notre site Internet ou d’autres canaux.
- Amélioration de la qualité et des services. Nous traitons vos données personnelles pour effectuer des analyses statistiques en vue d’améliorer nos sites Internet, produits et services ou de développer de nouveaux produits et services.
- Lorsque vous postulez pour un emploi sur notre site Internet ou d’une autre manière, nous traitons les données des candidats à des fins de recrutement et de conclusion d’un contrat. Nous demandons aux candidats non retenus l’autorisation de conserver des données à caractère personnel afin de pouvoir les contacter pour de futures offres d’emploi.
QUELLES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL TRAITONS-NOUS ?
Nous ne traitons que les données personnelles qui sont nécessaires, tant en termes de type que pour les finalités de traitement exposées ci-dessus. Pour la plupart des finalités, nous ne traitons que les données d’identification de base et les données de contact, ainsi que les données de communication et le contenu spécifiques.
- Lorsque vous utilisez nos sites Web, nous ne recueillons pas de cookies, seulement des données anonymes pour l’amélioration, l’optimisation et les mesures statistiques de notre site Web. Aucune donnée personnelle ne sera traitée à cette fin. Le site web n’utilise pas de cookies tiers, ni de cookies marketing.
- Lorsque vous remplissez un formulaire de contact sur nos sites Internet ou que vous nous contactez par e-mail, téléphone, fax ou tout autre canal, nous pouvons collecter les éléments suivants : nom, adresse e-mail, adresse postale, numéro de téléphone, ainsi que les données de journal de votre message (date, heure)
- En vue de la conclusion de conventions contractuelles avec les clients, nous traitons également, outre les données de contact et d’identification, des données publiques, à savoir des données contenues dans des banques de données publiques telles que la Banque-Carrefour des Entreprises, des données que vous avez vous-même rendues publiques sur un site Internet, des données de notoriété publique ou parues dans la presse.
- En matière de recrutement, nous traitons les données à caractère personnel des candidats, telles que les CV.
- Nous ne recourons pas au traitement automatisé des données ou au profilage.
- Nous traitons les adresses e-mail et les données de contact à des fins de marketing direct, si vous nous avez donné votre autorisation à cet effet.
QUI SONT LES DESTINATAIRES DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
TRAXGO ne partage pas vos données à caractère personnel avec des tiers, sauf dans le cadre de la fourniture de ses services, et uniquement si cela s’avère nécessaire pour l’assistance technique ou si elle est tenue de le faire en vertu d’une disposition légale ou d’une décision judiciaire. Ces tiers ne peuvent traiter vos données à caractère personnel qu’en notre nom et moyennant notre consentement écrit exprès et conformément aux finalités esquissées ci-dessus. Nous garantissons que tous les sous-traitants tiers sont sélectionnés avec soin et ont l’obligation de préserver la sécurité et l’intégrité de vos données personnelles.
Lorsque vous êtes à la recherche d’un emploi, nous pouvons collaborer avec des tiers qui effectuent des tâches en notre nom, telles que la vérification de références, la réalisation d’évaluations psychométriques et les tests de compétences.
Au sein de TRAXGO, vos données ne sont partagées qu’avec le personnel autorisé (destinataires internes) ou un tiers vérifié / autorisé. Nos collaborateurs ou contractants internes peuvent avoir accès à vos données personnelles sur une base strictement nécessaire, qui est généralement déterminée et limitée par la fonction, le rôle et le département du collaborateur concerné.
Nous faisons appel à des sous-traitants pour nous aider à fournir des services ; ils peuvent traiter dans ce cadre des données personnelles pour nous. Nous veillons à ce que la sélection de nos sous-traitants et tout traitement de données à caractère personnel par ceux-ci soient conformes au RGPD. TRAXGO fait appel aux catégories suivantes de sous-traitants pour la fourniture de services : fournisseurs de services d’hébergement ou de cloud computing, fournisseurs de solutions logicielles standard (comme Microsoft et Google).
Nous nous efforçons de proposer tous les clouds et serveurs au sein de l’UE. Cependant, certains de nos sous-traitants ou des destinataires de données personnelles susmentionnés peuvent être établis en dehors de l’UE ou leurs serveurs peuvent être situés en dehors de l’UE. Tout transfert de données personnelles en dehors de l’UE n’est effectué par nos soins que dans le strict respect du RGPD. Nous veillons à ce que les destinataires externes dans les pays non admissibles aient conclu avec nous les Clauses Contractuelles Types de l’UE (UE CCT) ou présentent des garanties équivalentes.
SÉCURITÉ DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
TRAXGO garantit un niveau qualitatif de sécurité des données par l’adoption de toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires et raisonnables. Nous nous efforçons d’évaluer ces mesures à intervalles réguliers et de les adapter si nécessaire. TRAXGO est certifiée ISO 27001.
COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
TRAXGO conserve vos données à caractère personnel pendant la période nécessaire à l’exécution du contrat et conformément aux finalités du traitement, tel que décrit ci-dessus. En raison de cette obligation légale, mais aussi des aspects techniques et financiers du stockage de données, nous supprimons activement les données lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. Les délais de conservation sont soit prévus par les lois, conventions de traitement des données et instructions respectives de nos responsables de traitement, soit définis par nos soins dans notre politique interne. Lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement et que vous décidez de retirer celui-ci, nous ne traiterons plus vos données à caractère personnel pour la finalité spécifique.
Vos données à caractère personnel sont donc conservées comme suit : pendant la durée des services conformément aux finalités décrites ci-dessus (période de conservation active) et, dès qu’il n’est plus question de contact, pendant une période de conservation passive de 5 ans.
Tous les délais de conservation relatifs aux données à caractère personnel que nous traitons pour nos clients sont déterminés par nos clients. Nous ne pouvons conserver ces données personnelles que pendant la durée de notre convention de traitement des données, après quoi nous devons renvoyer ou supprimer toutes les données personnelles relatives aux personnes concernées des clients. Nous pouvons toutefois supprimer les données à caractère personnel encore plus tôt si le client nous le demande, par exemple si le client n’estime plus nécessaire le stockage de ces données pour la finalité spécifiée.
VOS DROITS
Lors du traitement de vos données à caractère personnel, vous disposez de différents droits. Lorsque nous demandons votre consentement pour traiter vos données, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement fondé sur votre consentement antérieur au retrait.
Si vous souhaitez exercer l’un des droits énoncés ci-dessous, vous pouvez nous contacter à tout moment à l’adresse suivante : privacy@traxgo.be :
Vous avez le droit :
- de demander des informations et d’accéder à vos données à caractère personnel
- à la rectification des données inexactes (et que les données incomplètes soient complétées)
- à l’effacement des données à caractère personnel (droit à l’oubli)
- à la limitation du traitement fondé sur un intérêt légitime
- d’opposition au marketing direct, sans justification et gratuitement
- à la portabilité des données
- de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle
Afin de pouvoir assurer un traitement rapide et correct de votre demande, nous vous demandons d’être aussi précis(e) que possible lors de la formulation de votre demande. En cas de doute quant à l’identité du demandeur, des informations complémentaires seront demandées pour l’identifier.
TRAXGO a le droit de refuser vos demandes si celles-ci sont « manifestement infondées ou excessives » (notamment en raison de leur caractère répétitif) ou de facturer une indemnité raisonnable de 60 euros hors TVA par demande.
QUESTIONS OU RÉCLAMATIONS
Si vous avez des questions ou des réclamations concernant la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter à tout moment à l’adresse e-mail suivante : privacy@traxgo.be. En outre, vous avez toujours la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données : Rue de la Presse 35, 1000 BRUXELLES, e-mail : contact@apd-gba.be.
